Announcement of the Deposit Refund Procedure Change

Dear Esteemed Customers,

With the aim of minimizing the risks for both sides about cash transaction, we-OOCL Vietnam would like to announce that:
From 1st May 2013, OOCL Vietnam/all offices will change the deposit refund procedure from the cash transaction at our counter desks or banks to be the bank transaction/remittance from OOCL’s account to the company’s account of the depositor, not individual’s one.
Below are relating details & refund process for your easy reference:
1. Principles:
- Container Borrower should be consignee showed on Bill of lading (BL) or the 3rd party authorized (in letter) by the BL consignee;
- Depositor (for container deposit or other relating amounts) can be either the Container Borrower or another 3rd party who handles the shipment;
- The deposit can be done:
+ via bank remittance from customer’s a/c to OOCL’s a/c
+ in cash into OOCL’s account at banks
+ in cash at the accounts of OOCL’s vendors at terminal/ ports.
- The refund should be done only via bank remittance from OOCL’s a/c to the company’s a/c of depositor.
2. Refund process:
- The depositor should surrender OOCL office the deposit receipt (with full requested details that is fulfilled at the time of deposit place) & other relating documents (EIR- if it’s related) for checking & proceeding. The attached deposit receipt format is for your reference.
- OOCL staff should check all relating outstanding: if the outstanding is in stand, the payment is requested before proceeding the refund; if nil outstanding is in stand, the refund remittance should be done within 2 working days since the date of document received;
- OOCL should make a deposit receipt copy with full stamp & signature for delivering to the depositor to confirm the deposit receipt is received by OOCL.
3. Requests & regulations:
- The deposit request should be received on every Tuesday & Thursday (only applied at OOCL- HCM office)
- The depositor’s information (company name, bank name, bank account, etc.) should be exact with the Vietnamese beneficiary name which is registered at the bank;
- The bank charge for re-remittance due to wrong information provided by the depositor should be at the depositor’s account;
- The deposit receipt will be expired after 30 days (since the date of deposit placed) if the depositor will not come to OOCL office to request the refund;
- Whatever who is depositor, the deposit amount should be used to offset & clear outstanding of the shipment after 30 days since the date of deposit placed. OBL consignee should be showed on offset tax invoice.

If you have any inquiry or concern, pls. contact our customer service teams:
- Ho Chi Minh office: hot line: 84-8-39116006 (press 10#5 or 10#6) or email address: [email protected]
- Hanoi office: Tel no.: 84-4-22209988 or email: [email protected]; [email protected];
- Hai Phong office: Tel no.: 84-31-3757001 or email: [email protected]; [email protected];
- Da Nang/Qui Nhon office: Tel no.: 84-511-3583892 or email: [email protected]

Thank you for your kind co-operations and supports as always,
Sincerely yours,
OOCL (Vietnam) Co., Ltd.

THÔNG BÁO THAY ĐỔI QUY TRÌNH TRẢ TIỀN TẠM THU

Kính gửi: Quý khách hàng,

Nhằm mục đích giảm thiểu rủi ro cho cả hai phía về việc giao dịch tiền mặt, chúng tôi, Công ty TNHH OOCL Việt Nam xin thông báo như sau:

Kể từ ngày 01/05/2013 công ty chúng tôi sẽ thay đổi cách thức chuyển trả tiền tạm thu của quý khách từ phương thức chuyển trả tiền mặt nhận tại ngân hàng (The Standard Chartered Bank) thành phương thức chuyển khoản từ tài khoản công ty TNHH OOCL Việt Nam (OOCL) đến tài khoản của công ty đóng tiền tạm thu, không chuyển trả vào tài khoản cá nhân.

Dưới đây là các chi tiết và quy trình liên quan để quý khách hàng tiện tham khảo:
1. Nguyên tắc chung:
- Bên mượn container có thể là công ty nhận hàng đứng tên trên vận tải đơn hoặc bên thứ ba được ủy quyền của bên nhận hàng đứng tên trên vận tải đơn;
- Bên đóng tạm thu (cho các khoản tiền cược container và các khoản tạm thu khác liên quan) có thể là bên mượn container hoặc một bên thứ ba khác đang làm thủ tục cho lô hàng;
- Việc tạm thu có thể thực hiện qua các kênh sau:
+ chuyển khoản từ tài khoản của bên đóng tạm thu đến tài khoản của OOCL
+ đóng tiền mặt tại ngân hàng vào tài khoản của OOCL
+ đóng tiền mặt tại các bên ủy thác của OOCL (tại các cảng)
- Tiền tạm thu sẽ được chuyển trả qua kênh chuyển khoản từ tài khoản của OOCL đến tài khoản của công ty đóng tạm thu, không chuyển trả đến tài khoản cá nhân.

2. Quy trình hoàn trả tiền tạm thu:
- Bên đóng tạm thu nên trình cho OOCL Biên nhận tạm thu (đã điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu khi đặt tiền tạm thu) và các chứng từ liên quan khác (nếu có liên quan- như phiếu giao nhận container/EIR) để OOCL tiến hành kiểm tra và chuyển trả tiền tạm thu; Biên nhận tạm thu được đính kèm theo đây để quý khách tiện tham khảo.
- Sau khi nhận chứng từ, nhân viên OOCL sẽ kiểm tra công nợ của lô hàng trên biên nhận: nếu có công nợ phát sinh, quý khách hàng sẽ được đề nghị thanh toán khoản nợ trước khi OOCL tiến hành chuyển trả tiền tạm thu; nếu công nợ không phát sinh, OOCL sẽ tiến hành chuyển trả tiền tạm thu trong vòng 2 ngày làm việc tính từ ngày nhận chứng từ.
- Nhân viên OOCL sẽ gửi lại 1 bản sao biên nhận có đầy đủ chữ ký và con dấu để xác nhận chứng từ chuyển trả tiền tạm thu đã được OOCL tiếp nhận.

3. Những yêu cầu và quy định:
- Thời gian nhận hồ sơ trả tiền tạm thu: Thứ Ba và thứ Năm hàng tuần (áp dụng cho OOCL-VP. Hồ Chí Minh)
- Thông tin chuyển khoản (Tên công ty, số tài khoản, tên ngân hàng, v..v…) thể hiện trên biên nhận tạm thu cần phải đúng theo thông tin công ty thụ hưởng (tiếng Việt) mà quý khách hàng đã đăng ký tại ngân hàng;
- Nếu cung cấp sai thông tin chuyển khoản, bên cung cấp sai sẽ chịu phí ngân hàng cho việc chuyển khoản lại;
- Biên nhận tạm thu sẽ hết hạn trong vòng 30 ngày (kể từ ngày nhận tạm thu) nếu bên đóng tạm thu không đến yêu cầu OOCL chuyển trả tiền tạm thu;
- Sau 30 ngày kể từ ngày tạm thu, số tiền tạm thu sẽ được sử dụng để cấn trừ cho các khoản nợ phát sinh liên quan đến lô hàng dù bên đóng tạm thu không phải là chủ lô hàng. Bên nhận hàng trên vận tải đơn sẽ là bên đứng tên trên hóa đơn cho các khoản cấn trừ từ tiền tạm thu.

Nếu quý khách hàng có những yêu cầu gì thêm, vui lòng liên hệ với bộ phận dịch vụ khách hàng của chúng tôi:
- Tại Hồ Chí Minh: 84-8-39116006 (nhấn 10#5 hoặc 10#6) hoặc email: [email protected]
- Tại Hà Nội: 84-4-22209988 hoặc email: [email protected]; [email protected];
- Tại Hải Phòng: 84-31-3757001 hoặc email: [email protected]; [email protected];
- Tại Dà Nẵng/Qui Nhơn: 84-511-3583892 or email: [email protected]

Cảm ơn sự ủng hộ và hợp tác của Quý khách hàng.
Trân trọng,

Công ty TNHH OOCL Việt Nam